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宇峰化工T3应用策略——整体规划,分布实施

时间:2016/7/6 17:21:10来源:阅读次数:2572

       宇峰化工有限公司(以下简称:宇峰化工)是一家从事基础化工原辅材料、精细化学品的产品和销售的工贸一体化公司。公司具有良好的购销体系,自营进出口经营权,年销售额达 6亿多元。在本地区同行业中有较高的知名度和影响力。公司参股圣安科技有限公司、占地30多亩的仓储产基地和良好的生产经营中,取得较好的经济效益。公司以“服务、诚信、探索、勤勉”为宗旨,着力于自己的企业文化建设,营造良好的工作环境和企业凝聚力,造就了一支年轻、精干、充满活力的营销队伍,与国内外众多公司保持着密切都联系和合作,为客户提供良好的服务。

       公司有自产和贸易经营产品。自产产品:甲基丙烯酸、硫铵、丁酮肟等;贸易经营产品品种众多,为美国 Stepan产品K12(十二烷基硫酸钠)的中国华东区总代理,韩国LG化学公司环保增塑剂BET、EBN和丙烯酸华东地区总代理,美国埃克森美孚DINP、DIDP,日本东曹二乙烯三胺、三乙烯四胺等系列产品的地区总代理。

瓶颈之痛

      从2007年以来,公司的海外市场不断扩大,业务人员增多、业务增长迅速导致以前手工的管理模式无法适应当前市场竞争局势。例如:1、数据资源的及时共享。2、向公司管理者提供更准确、更全面、更科学的经营数据。3、经营模式的程序化、规范化。因此企业的管理人员非常关心公司的发展和目前出现的问题。协友公司顾问与公司负责人在具体的沟通过程中,了解到了企业目前信息化迫切想解决的问题。这个也同时也为我们双方项目组成员聚焦核心问题打下基础。

1、库存方面:仓库不在公司本部,仓库的库存情况,货物出入情况无法准确掌握;直运销售过程中想把每个库存从采购入库到销售出库管理起来,并统计货物累计采购、销售情况。

2、销售毛利的统计:统计按照业务员、产品多接口统计销售毛利,手工上难以统计。

3、应收账款问题:业务员的应收账款账龄较长,回款不及时。


管理升级

       针对以上问题与相关负责人沟通后,决定采取“整体规划,分布实施”的原则,采用“边使用边建设”的方式,分步骤对系统进行扩充和提升。第一阶段:财务业务一体化建设,围绕信息流、资金流、物流控制,建立连接公司相关职能部门的信息化、各种费用核算、库存情况管理。第一阶段模块包括:网络建设、基础数据库搭建、财务管理、工资管理、采购管理、销售管理、库存管理、成本核算。系统实施周期为一个月,正式上线后:

1、库存管理方面

      由于公司的仓库分布在各地,每天都是靠手工编制的电子表格进行共享,数据最快也只能在第二天的早上10点才能出具,经常出现业务员打电话询问仓库库存的情况,与此同时库存可能已经被其他的业务员预订了。而导致不能承若客户。针对此情况,设置可用量需要考虑订单的数量。预先让库存知道货物的预定量。由于货物是化工原料,存在挥发性,在采购和销售的过程中间报损、报溢情况。针对误差数量,系统中把该误差在入库和出库中的进行调整。使得与供应商结算、与客户结算都准备无误。通过对库存的管理,发现了金额100多万由于过去手工发货,货物盘点耗时而产生的误差。现在货物领用实现了动态管理,企业设立总库,外部设置虚拟直运仓库,收料、发货得到了控制,减少了管理的漏洞。在系统运行后,共处理库存积压80多万元。从而实现对物流的有效控制,及时发现物流过程中存在的问题并进行调整,同时实现物流与资金流的整合,减少了库存资金的占压,缓解了企业面临的成本压力。

2、销售毛利方面

      系统中每张单据严格按照业务部门及业务员的业务归属情况进行输入。通过UFO报表进行业务函数来取数。对客户提出的业务报表:销售毛利表(业务员)、(业务部门)进行设置。实现了手工登帐的繁琐、避免了出错情况发生。

3、应收账款以及坏账方面

      通过给每个客户信用额度和信用期限的设定,通过设置审批流程,由业务员填制发货单、销售副总审单过程中,检查客户的信用情况,实现对客户的信用管理。减少后续的应收账款,并从以前的应收款600余万。实施系统之前,每月的应收账款达2400多万,系统运行后,现在控制到每月的应收账款只有400余万。最终降低了赊销的风险。

     在实施过程中,对宇峰化工的信息管理员培训也放在重点位置,并且让系统管理员去培训公司业务部门(具体软件操作者),指导信息管理员编写各个部门的岗位操作说明书。

     系统的成功实施应用,在宇峰化工已取得了阶段性成果,对于下一阶段的建设目标,宇峰化工将继续增加生产制造模块,使其在企业的决策中发挥更大的作用。


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