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T3助新麦兴食品实现信息畅通

时间:2016/7/6 17:21:40来源:阅读次数:2350

成都市新麦兴食品贸易发展有限公司(以下简称:新麦兴公司)是由原成都市糖果糕点公司经全面企业改制组建的民营股份制公司,是成都市体改委、成都市商委国有企业改制最早的试点企业。

新麦兴公司不仅继承了国有公司“诚信至上、用户第一”的优良传统,而且还保持和发扬了原公司全国业务关系广泛、商品品种齐全、仓储条件优越、销售服务周全、商业信誉良好等诸多优点。

新麦兴公司以雄厚的经济实力,以人为本、祥和为贵的企业文化,诚实守信、开拓创新的进取精神,在四川省总代理瑞士雀巢公司、英联马利公司、香港南顺公司、紫荆面粉公司、新良面粉公司等众多国内外著名品牌的食品原辅材料,同省、市航空食品、烘焙食品、饼干糖果、速冻食品、面制食品、冷饮冰淇淋、乳制品等行业的广大企业,建立了良好的供求伙伴关系;并以成都、重庆为中心,建立了川西川南、川东、川中、川北的34家地市特约经销商,销售网络遍及巴蜀。为四川、重庆的食品工业做出了应有的贡献。公司从单纯的食品原料供应商发展到商贸、食品加工、食品原料生产、烘焙教学培训等综合发展,初具规模的股份制民营企业。

开始思考:生意好、为什么不赚钱?

从目前的市场环境来看,食品行业的发展呈现突飞猛进的发展势头,作为公司的管理层深刻意识到这一点,再加之公司是通过原有国营单位改制而来,企业内部还在一定程度上存在保守和固有的工作模式,要让企业发展,要减轻企业的包袱,就必须走出去,开拓新的市场,突破固有单一的经营模式,建立多元化的经营体制。

从2008年下半年开始公司就开始调整,首先成立了新麦缘食品公司,开展焙烤食品制造,其次还在成都东南西北中增设了很多食品直销门市,同时组建一支专业的营销团队,开展除公司原有客户以外的销售拓展工作。为此公司投入了很大的人力物力和财力,通过努力,销售大幅上升。

进入2009年上半年,公司业务有了大幅增长,各项销售指标都成上涨趋势,而其都在20%以上,公司老总非常开心,这样的现象更增强了她进一步发展的信心。

然而让老总意想不到的事情发生了,公司半年的经营报表摆在她办公桌上,上面的一些数据让她百思不得其解,“公司销售增长几百万,为什么经营利润却反而下降呢?”

为此老总把财务林经理叫到办公室来分析其中的原因,通过反复仔细的推敲,发现公司在加快发展的时候忽略了一些内部基础管理的跟进,这些问题看似简单,但在企业的经营决策中却起到关键性的作用。

三大管理真空,处处致命

1、 管理流程混乱,造成效率低下

由于公司从原有国营单位改制过来,很多工作模式还比较固化,岗位责任的划分不清,奖惩机制不全,造成很多岗位的人员工作内容相对独立,只管做自己的事,不注重相互的协调。

采购的只管按自己的经验或按一定的计划进行,完全不参照销售订单或当前的库存状况,这在一定程度上造成了资金的过度占用和库存的积压,再加之食品行业的特殊性,无论是材料还是成品都是有保质期的,积压过多,时间过长都回造成极大的浪费。经过初步估计,在不到半年的时间积压的库存就有上百万之多。

销售的只管接单,不清楚目前原材料的价格变动,不清楚目前的库存情况;库房只管收发,不主动提供目前库存状况报告;财务按单做账,没有实施好监督职能。当然管理混乱远不止这些,总之流程不清,责任不明,严重影响了公司的运转。

2、 往来款管理不清,严重影响利润

由于企业不仅生产食品原料,还要生产焙烤食品,所以他们的客户很多又是他们的供应商,从而导致资金往来关系复杂,针对同一个商家的往来款项核对困难。又因为不能及时了解代理商、卖场等销售渠道的应收款项,常出现款未到就发货的情况,呆账无法及时管理和催收,赊销风险较大。特别是四川地区既是供应商又是客户的情况比较多,常常无法及时、准确的抵消往来款项,使得应收款越垒越多。应收款最高时,仅成都地区就近100万,直接的利润损失就达10万左右。

3、 各个部门信息相对孤立,影响决策

由于食品原料销售数量大,毛利低,很多岗位的人员主要精力都用在对货物的收发和手工的登帐上了,对信息的传递、整理、分析等工作压根就没有意识和时间进行,这样就造成了各个部门各个岗位信息的相对孤立,信息不能共享,各自为政,所以造成整体信息的不对称。信息的共享成为当前亟待解决的重大任务。

变则通,通则顺

总结出以上3大内部管理问题后,公司老总部门经理大会上讲:“我们发展到现在,已经在行业内有了一定规模和影响,全省的分支代理机构逐渐增加;但是随着原材料价格的上涨,我们的直接成本不断加大。在原材料价格波动巨大的今天,我们竟然还不能准确的核算成本,销售人员居然不知道我们产品的实际价格,这些现状再不解决,等待我们的只有死亡!”

食品行业如今迅猛发展,公司顺应经济发展的潮流,加快了发展的步伐,走出去发展,从实际情况看来也初见成效,销售额迅速提升,但再好的销售,如果没有及时的回款,公司一样会面临困境;信息的孤立造成内部管理的混乱,实际和决策的信息的不对称造成公司工作和管理效率的降低,造成材料成本的极大浪费,这也会把公司的发展带入死亡的深渊。

于是公司专门成立了由财务部林经理牵头的项目组,明确了用信息化管理的预期目标,彻底解决公司以上3大问题,完善管理流程,提高资金周转和加强应收款的管理、规范管理、明确责任,实现各部门各岗位的信息共享。

信息化的市场离不开信息化的管理,信息化的管理离不开先进的管理工具,在和老总和财务经理仔细沟通后,决定先上我们用友的T3产品来解决规范流程和信息共享的问题,待基础工作扎实后再逐步提升应用。

信息技术就是生产力

在持续半年的运行以后,从企业的各项管理数据上,从各个部门、各个岗位的员工身上我们看到了明显的改善:

1、 工作流程逐步规范,岗位责任逐步明确

在上了T3产品后,对各部门的不同岗位进行了相应的责任分工,明确自己的本质工作和其他岗位工作之间的联系和区别。各自在系统内做好自己的工作,管理部门可以在系统内随时查看每个人员的工作情况和各项数据指标。

2、 应收款管理初见成效

公司在销售时针对不同的客户,设立了不同的应收款最高金额限制和最长帐期期限。利用T3的客户帐龄分析、预警机制等功能,企业的财务经理对客户的应收款情况随时了然于心。凡是达到预警额度的客户都严格控制发货,及时催款,超过预警额度的客户,系统自动停止对其发货,并提醒工作人员该客户应收款额度已达上限,如客户有特殊情况,必须由总经理本人签字才能发货。这样一来便彻底解决了应收款、呆账、坏账高居不下的问题。在原有全省范围内每月应收款100多万的基础上降低了30%,仅每月降低的应收款金额便高达50多万,这相当于企业2个月的净利润,大大提高了资金周转率。

3、 实现了信息的共享,为业务顺利开展和决策分析提供了有效的依据

利用软件的查询报表分析、预警提示等功能,科学的选择的最佳的经营方式,避免了人为评判好坏的弊端,加强了对实际业务的管理,一方面降低成本,一方面减少了库存的积压,,极大地提高了企业的竞争力,在增加销售的同时看见了利润的增长,相当于无形的中拥有了更加充足的资金,为企业的快速健康幸福的发展打下了坚实的基础。


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